Dentro de unos días celebraremos -con especial alegría- la llegada de 2021. Es habitual que se cometan errores en el registro de operaciones por temas de fechas, números de serie y otra serie de cuestiones que son muy sencillas de solucionar y prever.
En este artículo vamos a analizar estos temas de forma que minimicemos la probabilidad de cometer ese tipo de errores. Las pantallas capturadas son de Business Central, pero se pueden encontrar en los mismos menús de Dynamics NAV.
Fecha de trabajo
Normalmente cuando empezamos a trabajar en un nuevo mes (en este caso, enero), todavía nos llegarán facturas de proveedores (y quizás en algunos casos también emitamos facturas a clientes), por lo que en todos los documentos (facturas, diarios…) la fecha por defecto que mostrarán será la fecha del día (algún día de 2021).
En algunas ocasiones es posible que registremos un documento del año 2020 pero al confiarnos en la fecha que nos propone el sistema la fecha utilizada sea la del 2021, para evitarlo podemos cambiar la fecha de trabajo de forma que todas las fechas que se propongan no sea la del día, sino la nueva que hemos puesto.
Normalmente en se suele poner la fecha del último día del mes dado que normalmente todas las facturas se que entran los primeros días de enero vendrán con fecha de 31 de diciembre.
Para cambiar la fecha de trabajo simplemente hay que ir a Mi configuración/Fecha de Trabajo tal y como mostramos a continuación:
También es posible que le indiquemos al sistema que no emplee una fecha de registro predeterminada, que simplemente deje en blanco los campos de Fecha de Registro de forma que necesariamente tengan que ser cubiertos “a mano” por el usuario. Esta configuración se puede encontrar tanto en el módulo de ventas como en el de compras según el siguiente esquema:
Restricción de las fechas de registro
Para tener más control sobre las fechas que se pretenden introducir en los registros de documentos y diarios, podemos emplear los límites que se establecen en la pantalla Configuración de la contabilidad.
Normalmente las empresas que presentan cierres mensuales (para reportar a la matriz) suelen emplear esta restricción, pero por supuesto, tiene una gran utilidad para empresas de cualquier tipo.
Esta restricción de fechas puede realizarse de forma individual, según el usuario empleando las restricciones que figuran en la pantalla Configuración de usuarios. Este caso se suele emplear cuando deseamos que los “contables” puedan tocar periodos anteriores, pero no se desea que otros usuarios puedan registrar dentro de esos periodos.
Números de Serie
Otro problema bastante habitual son los números de serie, especialmente aquellos en los que pueden tener repercusiones en el ámbito fiscal, en concreto los números de serie de facturas y abonos tanto de compra como de venta. En este caso, tenemos que asegurarnos que los números son consecutivos según su fecha de emisión. Para ello es recomendable que hoy mismo nos aseguremos que los contadores de estos números de serie estén preparados para las fechas del próximo año.
Para configurar estos números de serie basta con entrar en la pantalla de Números de Serie y pulsar sobre el Nº inicial para acceder a las líneas de esa serie, tal y como se indica en las siguientes capturas de pantalla:
